Tryb i zasady przyznawania nagród pracodawca określa w regulaminie wynagradzania. Przepisy nie określają, w jakiej formie ma nastąpić przyznanie nagrody. Dla celów dowodowych najlepsza byłaby forma pisemna, ale nagroda może być też przyznana w formie ustnej. Pracodawca nie ma obowiązku przedstawienia pracownikowi sposobu naliczenia nagrody.

Zasady i tryb przyznawania nagród ustalacie w regulaminie wynagradzania
Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą ustala w regulaminie wynagradzania. Oznacza to, że zasady i tryb przyznawania pracownikom nagród uznaniowych również ustala się w tym wewnątrzzakładowym źródle prawa pracy. Nagrody uznaniowe nie są bowiem obligatoryjnym świadczeniem ze stosunku pracy, a zatem pracodawca ma pełną swobodę w doborze kryteriów ich przyznawania i wypłacania. Pracodawca decyduje też, czy faktycznie zostały spełnione przesłanki do przyznania pracownikowi nagrody uznaniowej.

O przyznaniu nagrody najlepiej zawiadomić pracownika na piśmie
Przepisy nie wskazują formy, w jakiej powinniście przyznać pracownikom nagrody. Oznacza to, że możecie to zrobić w dowolnej formie. Dla celów dowodowych wskazana byłaby jednak forma pisemna, ale może być też zachowana forma ustna. Za tym, że przyznanie pracownikowi nagrody powinno być dokumentowane w formie pisemnej, przemawia art. 105 Kodeksu pracy. Pracodawca ma bowiem obowiązek składania w aktach osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o przyznaniu nagrody. Zachowanie takiej formy umożliwia pracownikowi dochodzenie przed sądem jej wypłaty. Dokumentowanie sposobu naliczenia nagrody również nie jest wymagane. Jest to bowiem świadczenie uznaniowe i często pracownicy o wysokości przyznanej nagrody dowiadują się z listy płac. Gdyby jednak pracodawca w regulaminie wynagradzania wprowadził postanowienia, że o przyznanej nagrodzie zawiadamia się pracownika na piśmie - powinien takiego zapisu przestrzegać.

Podstawa prawna:
art. 77² § 1 i § 2, art. 105 Kodeksu pracy